Documenten beheren

Documenten uploaden, bewerken, publiceren en het statusproces doorlopen.

Document aanmaken

Vereiste rol

Elk ingelogd raadslid of griffie-medewerker kan documenten aanmaken.

Stappen

Navigeer naar Documenten in de zijbalk
Klik op Nieuw document (➕)
Vul het formulier in:

Veld	Omschrijving	Verplicht
Titel	Titel van het document	Ja
Documenttype	Motie, Amendement, Raadsvoorstel, Ingekomen stuk, etc.	Ja
Omschrijving	Samenvatting of toelichting	Nee
Fractie(s)	Indienende fractie(s)	Nee
Gekoppelde vergadering	De vergadering waarbij het document hoort	Nee
PDF-bestand	Upload het document als PDF	Nee

Klik op Opslaan

Documentstatus workflow

Documenten doorlopen een vastgestelde statusworkflow:

graph LR
    A[Concept] --> B[Ingediend]
    B --> C[Gepubliceerd]
    C --> D[Ingetrokken]
    B --> D

Status	Omschrijving	Wie
Concept	Document is aangemaakt maar nog niet ingediend	Auteur
Ingediend	Document is ingediend voor publicatie	Auteur
Gepubliceerd	Document is openbaar beschikbaar	Griffie
Ingetrokken	Document is teruggetrokken	Auteur/Griffie

Statusacties

Op de bewerkpagina van een document vindt u knoppen afhankelijk van de huidige status:

Indienen — Verplaats van Concept naar Ingediend
Publiceren — Verplaats van Ingediend naar Gepubliceerd (griffie)
Intrekken — Trek het document terug
Terugzetten naar concept — Zet een ingediend document terug naar concept

Document bewerken

Op de bewerkpagina kunt u:

Titel en omschrijving wijzigen
Documenttype wijzigen
Fractie-koppelingen aanpassen
Vergadering koppelen/ontkoppelen
Nieuwe versie uploaden — Upload een bijgewerkt PDF-bestand
PDF bekijken — Preview van het huidige bestand

Classificatie

Via de classificatie-badge kunt u het beveiligingsniveau instellen:

Openbaar — Zichtbaar voor iedereen
Intern — Alleen voor raadsleden en medewerkers
Besloten — Beperkt tot geautoriseerde deelnemers
Geheim — Hoogste beperkingsniveau

Digitale ondertekening

Documenten kunnen digitaal worden ondertekend wanneer een ondertekeningsprovider is geconfigureerd (ValidSign, DocuSign, AdobeSign):

Open het document
Klik op Ter ondertekening aanbieden
Selecteer de ondertekenaars
De ondertekenaars ontvangen een uitnodiging per e-mail
Na ondertekening wordt het getekende document automatisch opgeslagen

Exporteren

Vanuit de documentenlijst kunt u documenten exporteren:

Excel — Metadata-overzicht als spreadsheet
PDF — Rapport met documentlijst

Document verwijderen

Open het document in bewerkingsmodus
Klik op Verwijderen
Bevestig de verwijdering

Verwijderde documenten worden gemarkeerd als verwijderd (soft delete) en zijn na verwijdering niet meer zichtbaar voor gebruikers. Definitieve verwijdering vindt plaats conform het AVG-retentiebeleid.